Privacyreglement van de Fotobond

Privacyreglement

Fotoclub Skaed en Ljocht, verder te noemen de Fotoclub.

Algemeen

Het bestuur van de  Fotoclub hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de Persoonsgegevens, die door de Fotoclub worden verzameld en Verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.

De Fotoclub is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van Betrokkenen.

Dit Privacyreglement is van toepassing op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens binnen de Fotoclub.

Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de Fotoclub met uw gegevens omgaat kunt u contact met de Fotobond opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website. Als u geen lid bent van de fotobond neemt u contact op met het bestuur van de Fotoclub.

Website

De Fotoclub is aangesloten bij de Fotobond.

De Fotoclub deelt uit hoofde van een statutaire plicht Persoonsgegevens met de Fotobond via de Fotobond-website. Het privacyreglement van de Fotobond is hierop van toepassing.

De webmaster van de Fotoclub is verantwoordelijk voor de eigen website.

De website van de Fotoclub is www.skaedenljocht.nl.

Doel van het privacyreglement

Dit privacyreglement is een verdieping van het privacy beleid, dat is vastgesteld door het bestuur van de Fotoclub en beschrijft hoe de Fotoclub omgaat met de privacy van betrokkenen.

Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de Fotoclub.

Dit privacyreglement beschrijft de Verwerking van Persoonsgegevens door de Fotoclub, de doeleinden van de gegevensverwerking door de Fotoclub, het gebruik van ‘cookies’ op de website van de Fotobond en  hoe u uw rechten ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt uitoefenen.

Als u de website van de Fotobond bezoekt of Lid bent van de Fotoclub, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt, gegevens over leden enz. In het kader van deze Verwerkingen waarborgt en respecteert de Fotoclub uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacy beleid zoals deze door de Fotoclub zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw Persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw Persoonsgegevens.

Begrippen

In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.

-     De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);

-     Het privacyreglement: dit reglement;

-     Verantwoordelijke: Fotoclub Skaed en Ljocht;

-     Beheerder: de secretaris van de Fotoclub Skaed en Ljocht;

-     Webmaster: de webmaster van de Fotoclub Skaed en Ljocht, die de website beheert.

-     Verwerker: De vereniging (de Fotobond), die Persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de Verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Hiermee worden de Fotobond bedoeld, die gebruik maken van de Persoonsgegevens, die door de Fotoclub zijn gedeeld via de Fotobond-ledenadministratie;

-     Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;

-     Gebruiker: De functionaris die bevoegd is Persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de Verwerking kennis te nemen; hiermee worden de clubsecretaris van de Fotoclub,, de ledenadministratie van de Fotobond en de Fotobond-secretaris bedoeld;

-     Derden: personen en instanties buiten de Fotoclub;

-     Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

-     Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking  tot Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest Verwerkt dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);

-     Bestand: elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

-     Leden: Hiermee worden de leden van de Fotoclub bedoeld;

-     Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens.

-     Fotobond-ledenadministratie. De toepassing op de Fotobond-website, waarmee de Persoonsgegevens van de Leden worden Verwerkt.

Doeleinden

De Fotoclub verzamelt of gebruikt uw Persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG)

Dit zijn:

-  Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de Fotoclub, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen en wedstrijden;

-  Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de Fotoclub.

-  Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van Fotoclub. (Die hebben we niet).

-  Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;

-  Het verzenden van informatie aan Betrokkenen over activiteiten en diensten van de Fotoclub en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de Fotoclub, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;

-  Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.

-  Het beschikbaar stellen aan de Leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals commissies enz.

Rechtmatige grondslag

De Fotoclub verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)

-  Om een verplichting na te komen die in de wet staat;

-  Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was;

-  Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden;

-  Voor de goede vervulling van de taak, die Fotoclub vervult;

-  Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke Verwerking.

Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn Persoonsgegevens te verstrekken.

Wijze van verwerking

De Verwerking van Persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.

Persoonsgegevens van Leden worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste Verwerking van diens Persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die Verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.

Het nieuwe Lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

Persoonsgegevens

De Fotoclub Verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:

-  Leden van de Fotoclub;

-  Personen die de Fotoclub om informatie of documentatie hebben verzocht;

-  Personen met wie de Fotoclub een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

Leden worden als zij dat willen geregistreerd via de Fotobond-website door het lid en/of de ledenadministratie, hierna te noemen Gebruiker. Hiervoor geldt het Fotobond privacyreglement.

In sommige gevallen vindt de Verwerking plaats via het secretariaat van Fotoclub.

De Gebruiker voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de Fotobond wanneer het lid kiest voor lidmaatschap van de Fotobond:

-  Gebruikersnaam

-  Wachtwoord

-  Voornaam

-  Achternaam

-  E-mailadres

Aan de gegevens worden vervolgens een lidnummer, de datum van registratie, de club toegevoegd.

-  Ingang lidmaatschap

-  Einde lidmaatschap

-  Lidnummer

-  Club

-  Geboortejaar

-  Geslacht

-  Adres

-  Postcode

-  Woonplaats

-  Telefoonnummer

-  Website

-  Pasfoto of avatar

-  Wedstrijdfoto's / filmpjes

-  Winnende foto's / filmpjes

 

Door de Gebruiker kunnen aan deze gegevens nog worden toegevoegd:

-  Bondsonderscheidingen

-  Bijzonderheden over het lidmaatschap / rol binnen de organisatie

-  Jurylid

-  Rankingpunten

-  Prestatieonderscheidingen

-  Contributieplichtig

-  Actief

Het Lid van de Fotobond krijgt een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op de Fotobondwebsite. Op de Fotobondwebsite kan hij – voor zover de website daarop is ingesteld - in zijn profiel al deze gegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer en club. Zie hiervoor het Fotobond privacyreglement.

De Persoonsgegevens van het Lid worden binnen 6 maanden uit de Fotobond-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de Fotoclub is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de Betrokkene ten behoeve van de Fotoclub zijn beëindigd of de transactie met de Fotoclub is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens

De Fotoclub verstrekt geen Persoonsgegevens aan Derden met uitzondering van de Fotobond. Periodiek worden lidnummer, naam, club, en afdeling door de Fotobond gedeeld met een derde partij voor het vervaardigen van lidmaatschapskaarten.

Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de Leden mogelijk toegang tot Persoonsgegevens van Leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.

De Gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de Persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.

Persoonsgegevens van Betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan Leden van de Fotobond, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

Beveiliging

De Fotobond draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de Fotobond-ledenadministratie, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.

De Fotoclub draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van Fotoclub Skaed en Ljocht en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.

Inloggegevens worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet.

Rechten van betrokkenen

De Betrokkene heeft de volgende rechten:

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de Fotoclub te vragen of zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.

• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.

• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de Persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de Fotoclub om dit te corrigeren. Leden van de Fotobond hebben toegang tot de eigen Persoonsgegevens na inloggen op de Fotobond-website, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.

• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de Fotoclub te vragen om hun Persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om Persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de Persoonsgegevens te (laten) verwijderen.

• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens. De Fotoclub zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking.

Website van de Fotoclub

De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die de Fotoclub heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van wedstrijden, gehuldigde personen enz. De Fotoclub maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de Betrokkene. Deze informatie wordt zonder toestemming alleen gedeeld met de Leden van de Fotoclub en zijn alleen daar bereikbaar.

Cookies

De websites van de Fotobond en de afdelingen gebruiken functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van de Fotobond.

Ook op de website van de Fotoclub worden cookies gebruikt.

De overige cookies kunnen met een adblocker of browserinstellingen zonder problemen voor de werking van de website worden geblokkeerd. Dit zijn cookies van social media websites. Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het Privacyreglement van de Fotoclub Skaed en Ljocht is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten.

De social media cookies zijn:

-  Door te klikken op de Facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.

-  Google plaatst een googleapis cookie.

-  Youtube plaatst diverse cookies. De website van de Fotoclub Skaed en Ljocht bevat video’s, die via Youtube worden afgespeeld. Meer informatie over het privacybeleid van YouTube vind je op de YouTube website.

Private logging

Wanneer u een webformulier  bij de Fotobond invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het ip-adres niet vast te leggen.

Indien een gebruiker inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste moment van inloggen blijft bewaard.

Datalek

Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.

Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).

Slotbepalingen

In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de Fotoclub Wijzigingen in doel van de Verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.

Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

Dit Privacyreglement is nog niet goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering van de Fotoclub .